浅谈秘书的协调工作

浅谈秘书的协调工作

一、秘书协调工作在秘书工作中占有重要意义

秘书部门是一个单位掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的部门。

秘书协调工作,在秘书工作中占有重要意义.

(1)秘书部门的位置,通常处於各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点. 在一个地区或単位内外之间,如果发生了需要协调的问题,一般都得找这些地区与単位的领导出面解决,并首先须将有关问题的信息,包括问题产生的原因,背景,解决问题的方针,办法,进行协调的方法,步骤等,收集起来,综合研究,反映给领导参考采纳. 这些工作,都正是秘书部门的任务,必须经过秘书部门去完成的.

(2)秘书部门的参谋,助手作用和“不管部”性质,决定了领导人需要做协调工作时,首先会找秘书部门或秘书人员协助进行,有时甚至会授权秘书出面主持或参与协调的大部分过程. 由於秘书部门一般不管理具体的专业业务,而又全面掌握各方面的情况信息,是一个综合部门,比较超脱,它代表的是领导整体的利益而不是某个局部的利益,也就自然成为最适合协助领导做好综合协调的部门.

(3)秘书部门本身所作的各项工作中,也包含了大量需要协调而后才能完成的亊情. 诸如办亊,办文,办会,都可能遇到各部门认识与步调的不一致,利害与矛盾的干扰等,尤其在深化改革,扩大开放和加快经济发展过程中,既需要一个安定团结的社会环境,需要通过大量的协调工作去正确处理人民内部矛盾,又需要认真听取和采纳下级与群众的意见和建议,才能

正确决策,推动亊业的发展. 围绕领导决策,为决策服务的秘书协调工作,大为加重. 秘书部门根据“三服务”的宗旨,做好综合协调特别是政策性问题的协调,是突出发挥参谋助手作用的必然要求.

秘书协调的基本方法与注意亊项:首先,秘书协调是经领导授权,在秘书部门的职责范围内进行的. 因此,必须了解研究领导协调的全局性,层次性,科学性,权威性,超前性等特点,努力做到一要从全局出发,尽可能站在领导的全局高度考虑问题;二要按本层次的职权范围办亊;三要讲究协调的科学性,认真细致地做好协调前期的各项准备工作,如调查研究,研究政策,讲究方式,选择最佳时机等;四要在协调中注意维护领导的威信,特别是注意依法协调,公正协调和讲究协调艺术,完善协调亊项的贯彻执行和督促检查手段,使协调亊项得以兑现;五要加强预见性,超前,及时协调,减少“马后炮”,从被动中力争主动.

其次,秘书协调既然是辅助领导协调,在大问题上应严格按领导所定的目标要求进行,加强请示报吿,遵守秘书纪律,不擅自作主,不掺杂私心杂念处理问题. 在涉及重要的方针政策性问题的协调中,应由领导亲自出面的,秘书要做好信息综合,沟通联系,亊务准备和有关文字工作等,并对领导考虑不周的亊情及时“参谋提醒”. 对於在自己职责范围内的亊务协调中,则应积极主动,大胆负责,为领导分忧解难,使领导能把精力解放出来去抓大亊.

其三,由於领导工作的全面性,而协调又贯穿於一切工作之中,秘书要想辅助领导把什么问题都协调好,实际上是不可能的. 因此,必须明确重点,并充分依靠和调动其他部门的智慧与力量,共同做好协调工作. 一些有专门机构负责的问题,诸如经济计划的协调,组织人亊的协调,财务预算的协调等,则应当主要是协调领导,调动有关部门的积极性,提出方案,适当配合. 秘书部门的力量有限,不可能亊亊都管,不要亊亊包揽.

其四,秘书协调要讲究方法和艺术. 不同的问题,对象,时间,场合,有不同的协调方法,不

可能一个模式. 协调艺术;是多学科知识与经验的综合运用,它同协调者的理论,政治,文化修养都有关系,需要通过学习与实践去培养. 周恩来总理是秘书学习的好榜样,他在外交亊务中提出的“求同存异”原则的实践,就是外务协调的典范.

二、秘书工作应具有良好的协调能力

在改革、开放建设中国特色社会主义的过程中，各领导机关越来越需要精明能干的秘书工作人员当好领导的参谋助手，搞好咨询，提供信息等工作，这就要求一个秘书工作人员不仅要具有某方面的专才，还要具有随机应变的通才能力，在权衡变通中，协调能力是秘书工作者所必须具有的基本素质之一。这也是秘书工作部门的性质、作用和活动特点所决定的。

首先，秘书工作的性质决定秘书工作涉及各行各业，接触面广，综合性强。上至领导机关，下至基层单位，哪一个单位都少不了秘书工作人员，哪一个部门的工作成果中都渗透都着秘书工作人员的辛勤劳动。无论在哪个工作的层次中，其工作性质都是相同的，都是为领导服务，做辅助性工作。但是在各个层次中的秘书工作者如果没有较好的协调能力，各种各样的工作就无法有序地完成。

其次，秘书工作人员活动的核心是为领导服务，做好辅助性的工作。在具体承办的各项事务中，秘书工作人员的活动，必须接近和熟悉其上下级的服务对象。不仅要接近和熟悉某一领导者，而且要熟悉领导集团的每个成员，不仅熟悉上下级关系的处理，还要熟悉与本单位同级关系其他领导集团交往关系的处理，还要熟悉领导者的生活习惯，兴趣爱好，工作方式，决策过程，还要熟悉本部门各工作人员的情况，以便于协调各项工作的顺利进行。在秘书工作的活动中，有时因为领导者对某些事情不需要件件自己办，而交给秘书去办。例如：对一些文件批示后的执行，对决策方案征求意见，对重要讲话讨论意见的收集；

有时为避免领导者与领导者之间某些事情意见不一致，但又怕当面谈话会出现尴尬局面，只好由双方秘书代替上司交换意见。总之，在整个秘书活动中协调能力的运用是很重要的，如果秘书人员具有很强的协调能力，许多事情就能办得好，办得快，工作效率就高。反之则会使秘书工作的办事效率低，甚至出现劳而不获怠误工作的现象。

作为一个秘书工作者，要做好本职工作就必须加强自身的素质培养，刻苦提高自身的政治素质和业务素质。我认为秘书工作者，应从以下三方面来培养协调能力。

第一，培养自身的协调力，是搞好秘书工作的基础，秘书工作者，自身协调能力的培养主要包括三个方面，一是知识水平与实际能力的协调。一个秘书工作者，应该不仅具有一定的文化基础知识和专业知识，而且还应该具有现代管理科学、决策科学，社会科学、领导科学等软科学知识。但是作为秘书工作者，不可能样样精通，事事懂行，这就要求秘书工作者，要能充分地把所掌握的知识与实际工作相结合。发挥自己知识和能力的最佳效能。二是思维能力的协调，人脑的思维方式有形象思维和逻辑思维。思维能力的差异，决定一个秘书工作者的工作成效。作为秘书工作者，在实际工作中，必须经常协调好自身的逻辑思维，形象思维的能力，以利于随机应变地适应各项工作，并能创造性地搞好本职工作。三是行为和性格的协调，秘书工作者，在机关工作中，要接触各种各样的人。而每个人都有自己的性格特征，有的性格外向、粗暴、急燥，有的人性格内向，行为沉着、冷静。这就要求秘书工作者，必须具有能与不同性格的人打交道的能力。

第二，培养人际关系的协调能力是搞好秘书工作的前提。无论从秘书工作部门的性质作用，还是从秘书工作者的活动过程中考察，秘书工作者时时处处要与人进行交往。在与各色各样的人进行交往的过程中，不能也不可能用同一方式去进行交往，对待上级领导或同级领导，对待领导者与被领导者，对待同事与亲朋好友，对待一般来信来访与联系工作的同志等等，在这么多人际关系的层次中，有时还交叉进行，作为一个部门的秘书工作者，

在处理人际关系时，既要考虑到自己能力的体现又要考虑到本单位现在和将来的工作来往，由此要求秘书工作人员，必须培养好人际关系的协调能力。这不仅需要自身刻苦学习有关方面的书籍，还要主动向那些关于人际交往的人学习。要从自身的工作实践中进行领悟。有些人际交往技巧是难以言语名状的。在人际交往活动中每个人有每个人的特征，秘书工作者具有了人际关系协调能力，就可以协调好各种人的交往活动，更有利于开展各项工作。

第三，培养处理工作关系的协调能力是搞好秘书工作的关键，秘书工作在一个工作单位中起着枢纽作用。在我们的国家机构中，层次繁多，上上下下，左左右右的工作关系，也并不是简单的。要办好某一件事，都可能牵涉到几个部门或几个领导者，一个单位与外单位工作关系和一个单位内部的工作关系协调是否得当，其关键的问题，是看这个单位的秘书工作者所具有的工作关系的方式、方法，如果秘书工作者不能协调好各部门和各领导者的工作关系，许多事就无法办好。要学会协调工作关系的本领，就必须向领导者和有经验的同事或朋友请教，并在自己的工作实践中不断领悟工作经验。

总之，一个机关领导者决策能力的优劣，处理工作关系的效率高低，一个机关精神风貌的好坏，在很大程度上取决于这个机关秘书工作者协调能力的强弱。

三、秘书的协调艺术

作为秘书，要高度重视协调工作，认真研究协调艺术，掌握协调的规律和方法，真正成为领导放心、机关信赖的“协调通”。

1、大事要“硬”协调

大事是对全局起决定作用的中心工作，是主要矛盾在单位建设中的表现和反映。为此，

在进行协调时，秘书要力争做到以下三点。首先，要认真贯彻落实上级的“硬杠杠”。在大事的协调处理上，上级的路线、方针和政策都有明确的内容、标准和要求，这是协调时不可逾越的红线。秘书只有做到烂熟于心，才能在协调时认真执行这些硬性规定，准确无误地落实好上级的相关指示。其次，要弘扬不屈不挠的“硬骨头”精神。紧紧依靠规章制度办事，并不意味着所有的问题都会迎刃而解。在协调工作中，秘书经常会遇到一些意想不到的情况。此时，秘书一定要坚定立场，维护规章制度的权威性，切不可屈从于人为压力变成“软骨头”，做出违背党性原则的事。再次，要保持敢想敢干的“硬脾气”。在大事的协调过程中，秘书不仅要善于发现机构设置、职责分工、政策法规等诸方面的弊端，而且要敢于向上级领导提出合理化建议，改革不合理的机构，修订不完善的政策法规，堵塞不该有的漏洞。总之，秘书要从维护全局利益出发，抓好大事的“硬”协调工作，以实现单位工作的高效、一致、和谐。

2、急事要“热”协调

急事的最大特征就是突发性和时效性强，要求处置果断、快速、准确、稳妥，符合客观实际和上级意图。秘书在协调这类事情时，首先，要把握好“火候”。秘书代表的是上级领导和机关，在协调一些突发性事件时，不能越俎代庖，轻易干预下级单位工作的独立自主权。要督促他们及时上报事态发展的趋势，综合方方面面的情况，实时地向上级领导进行请示报告，确定自己界入的最佳时机。其次，要善于趁热打铁。一旦开始协调，秘书就要积极联系相关单位和个人，统一被协调各方的思想。当各方都表现出服从协调的热情和意向时，要紧紧抓住有利时机，趁热打铁，紧锣密鼓，协调一致地完成任务。同时，要及时吸取协调中的经验做法，形成相关的工作预案。再次，要随时保持与领导的热线联系。领导总揽全局，说话有深度、有力度，对协调工作的开展会起到很大的作用。所以，秘书要及时向上级领导汇报事件的进展情况，认真听取他们的指示意见，寻求他们在各方面的支持。总之，秘书用“热加工”的方法处理突发性事件时，要因人、因事、因时而异，快

速准确地达到协调目的。

3、难事要“软”协调

在协调关系的过程中，下级单位和领导的不配合是件让人头痛的事情。遇到这种情况，秘书要从全局利益出发，采取正确的协调方法。首先，要维护团结，进行软包装。事情发生后，秘书要利用各种场合，维护事发单位和相关人员的形象，减小影响的范围，防止事态进一步扩大。同时，要在在领导面前为其进行相应的“包装”，以免丧失下一步协调的主动性。其次，要放下架子，进行软沟通。出现这些难事，可能是秘书在协调时没有掌握好分寸，有指手划脚的现象，造成协调对象不买自己的帐，并以“这不是我们的职责范围”等理由来进行搪塞。此时，秘书要从尊重对方的角度出发，放下架子，加强沟通，争取得到对方的谅解和支持，共同把事情做好。再次，要冷静应对，进行软处理。在协调过程中，个别单位和个人可能有阳奉阴违、出工不出力的现象。对这种情况，秘书要适当拖一拖，放一放，酝酿一段时间再进行处理，切不可因小事误了大局。总之，当不配合的难事发生时，秘书一定要从减轻事态的影响出发，“软硬兼施”地协调好各方面的关系，为全局工作的顺利进行创造充足的条件。

4、小事要“暗”协调 机关工作中有些事情虽小，但协调处理不好也会牵动大局、影响大局。对于这些比较琐碎、不宜公开协调的事情，秘书人员应采取“暗”协调的方式进行处理。首先，要穿针引线，暗中化解。机关的同事之间因合作关系发生摩擦是很正常的事情，而且当事人都不想把事情闹僵，影响自己的成长和进步。在进行协调时，秘书要当好地下交通员，暗中进行积极的说和，疏通彼此之间存在的隔阂，促使双方握手言和，“一笑泯恩仇”。其次，要设身处地，暗中帮助。秘书经常与司机、打字员等打交道，对他们的个人情况，特别是家庭和婚姻方面出现的问题，比较了解。协调时，要注意保守他们的秘密，在思想上积极引导，在物质上提供力所能及的帮助。必要时，可联系相关单位

和个人，共同解决他们的问题，消除单位潜在的隐患。再次，要遵循原则，暗中通融。秘书身份特殊，经常会有一些基层单位的同志请求给予关照。对待这些问题，秘书不能断言拒绝，伤害同志之间的感情，而是要在原则允许、不损害他人利益的范围内，积极主动地出主意想办法，最大限度地满足他们的要求。总之，在现实工作中，秘书要正确运用“暗”协调的工作方法，处理好方方面面的关系。

5、特事要“冷”协调 作为秘书，工作上的特事是指领导的特意吩咐、同事的特殊情况和自己的特别遭遇。在协调处理时，一定要用“冷处理”的方法来应对。首先，要冷静应对领导的特意吩咐。这些事情，有的公私兼顾，有的纯粹是领导个人的私事；有些可以去办，有些因涉及原则问题不能办。但作为下属，不办又不好，因而要冷静地进行处理。但违背原则的事情，秘书应委婉地提醒领导不能办，不能因为怕遭到领导的冷遇，姑息迁就，投其所好。其次，要冷静面对同事的特殊情况。工作中的热点、难点等敏感问题，可能会损害一部分同事的切身利益。当这些人来诉苦、抱怨时，秘书不能火上浇油，激化矛盾。正确的方法是要认真倾听，以静制动，待对方情绪稳定后，再“泼冷水”，耐心进行调解。再次，要冷静处理自身的特别遭遇。因自身利益的得与失，秘书受到别人的“特别关注”是很正常的。此时，秘书不能得意忘形，不能灰心丧气，要保持头脑冷静，一如既往地投入到本职工作中去。总之，秘书在运用“冷”协调时，必须学会控制自己的情绪，以“宰相肚里能撑船”、“无故加之而不怒”的宽广胸怀，沉着稳重地处理他人和自身问题。

6、私事要“明”协调 在一个单位中,秘书有自己的私人关系是十分正常的。但秘书位置特殊，在相互交往时必须把话说在明处，把情放在明处，把事做在明处。首先，要“当面锣，对面鼓”，把话说在明处。在私人关系需要自己协调事情时，要认真细致地把单位的相关规定和自身能起到的作用讲在明处，不说官话、套话，不怕说丑话，督促其消除“近水楼台先得月”的侥幸心理，通过正常的渠道解决自身问题。其次，要把情放在明

处。秘书在协调私人关系的事情时，要一身正气，两袖清风，把个人之间的情谊放在党性原则的框架内，严格按规章制度办事，不能顾及面子，贪赃枉法，徇私舞弊，做出有损单位利益、违犯党纪国法的事。再次，要把事做在明处。在单位内协调私人关系的事情，秘书要遵循单位的规则，能回避的坚决回避。如果能直接参与的，要积极地向领导和有关部门汇报真实的情况，尽自己最大的能力协调好，绝不能明一套暗一套，欺瞒领导和组织，损害单位的形象。总之，在协调处理私人关系的事情时，秘书一定要以真诚、坦诚和忠诚的态度，把能协调的事情处理好，达到“心底无私天地宽”的境界。

四、提高秘书协调工作能力的对策

一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。

那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢？具体说来，主要应注意以下几点：

首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。

不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件‘最重要’的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说

的‘读写技能’，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。

其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。

写作有没有规律可循、方法可求呢？我们的回答是肯定的。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。

要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。

最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。

写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。

作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

五、结论

秘书处的职责在于：

1. 及时、圆满完成理事会交给的各项工作任务，传达各项通知，安排会议、会

务事宜及记录各项会议和活动，负责会议的进度和过程控制并对会议事务跟进落实。

2. 协调各部门的活动安排，协调各部门的关系。负责各小组活动申请的审批并

及时向理事会传达审批结果。

3、负责管理有关资料；负责活动的召集，安排执行管委会决议，督促各项活动

的开展。

4、负责联系社会媒体，并与之保持良好关系，积极向社会媒体介绍活动进展情况，保持良好的联系并及时了解媒体对公益活动的态度和想法，引导爱心人士成为组织的后备军。

5、 负责制定并组织实施年度工作计划；协助处理档案、文件备案等管理工作。

6、主持本会章程修改，起草各项条例、办法、管理制度并跟踪落实内部制度的

执行情况。筹备工作及了解相关政策法规；起草、拟定、建全管理条例及制度，保证各项计划的实施和完善。

7、负责日照义工联的日常事务、采写、宣传，对外对内联络；具体负责组织各

种文件、材料的起草和管理工作；负责各部门宣传海报、启事的张贴工作。

8、负责义工联的活动的策划和组织活动、督促各小组尽快落实、完成工作任务，

对各小组开展工作情况做好详细记录。

9、根据理事会的要求完成其他类别的对外联系工作。发挥秘书处协调功能，增强义工凝聚力。

10、发挥桥梁作用，收集工作建议，及时反馈相关信息，增进义工联和外界的沟通和交流，以更好地改进工作。

11、具体负责日照义工联各项规章制度的解释和说明工作。

协调是党委办公厅（室）的一项重要职能。怎样才能做好协调工作，是秘书工作者比较关心的问题。应中华秘书网的邀请，我和大家来谈 一谈秘书工作中的协调艺术。

秘书部门的协调既重要又微妙，必须遵循协商办事的原则

一要把握身份，不以势压人。这是一个发生在美国的故事。胡佛总统执政期间， 25000余名第一次世界大战的退伍老兵请愿，要求政府给予“退伍军人补助金”。他们与政府进行了多次对话，但都互不相让。最后，胡佛拒绝了退伍兵的一切要求，并出动军队将退伍兵强行赶出了华盛顿。罗斯福上台后，退伍兵们又以更大的声势请愿。同样，几次谈判未果。后来，罗斯福与夫人埃利诺商定，由埃利诺出面协调。埃利诺与总统助手路易斯一同前往，到了退伍兵聚集地时，埃利诺让路易斯留在车上，她独自一个人下了车，没有丝毫犹豫地踏着齐踝深的泥水，微笑着向退伍兵们走去。退伍兵见到满身泥水的总统夫人，倍受感动，忙把她扶了过来。埃利诺询问了他们的疾苦，倾听了他们的诉说，还和他们一起唱了歌，气氛非常热烈。在这种融洽的氛围中，埃利诺成功地说服了退伍兵，使他们做出了让步，问题得到协商解决。这个事例告诉我们，把握身份，动之以情，晓之以理，以情感人，以理服人，在协调工作中是十分重要的。如果只凭自己的身份和手里的“尚方宝剑”，居高临下，盛气凌人，甚至以势压人，不仅无助于问题的解决，反而会使矛盾激化。

二要公正处事，不偏心偏爱。在日常工作中，上级与下级，部门与部门之间出现意见或分歧是难免的。秘书部门在协调这类问题时，应依据分歧的客观情况，从维护大局、有利于工作出发，客观公正地协调，决不能从个人好恶出发，厚此薄彼，偏心偏向。尤其要防止对有“背景”的偏袒，对无“背景”的打压的现象。比如，在领导决策与部门认识不一致时，只要不是原则问题，就不能一味强调“不折不扣”，压着部门去办；也不能违背领导意图，走所谓“群众路线”，而应当把领导的指示与客观实际结合起来，把对上负责与对下负责统一起来，在充分协商的基础上搞好“微调”，从而既保证领导意图的落实，又符合客观实际，能够被群众所接受。如果领导决策与客观实际出入较大，可将实际情况和部门建议及时向领导反馈，以便调整决策。当部门与部门之间发生矛盾需要协调沟通时，秘书

部门应认真听取各方的意见，从中找出“共同点”，并以“参谋”的角色，提出容易被双方接受的意见和建议，使他们逐步取得共识，以达到令人满意的结果。

三要诚实为本，不欺骗他人。协调时，要光明磊落、实实在在，一是一，二是二，不耍小聪明，不玩弄权术。否则，最终会将协调的后路堵死。现实生活中，有这样一种现象，有的秘书工作者牵头承办一项重大活动，开始协调的时候，因为需要别的部门出人、出钱、出物，就陪着笑脸与大家商量，一旦大功告成，往往独揽功劳，翻脸不认人。这种过河拆桥的做法，不仅不利于调动方方面面的积极因素，也有损秘书部门的形象。在与同级部门进行工作协调时，首先要想一想自己能够做些什么，怎样才能为对方完成工作创造便利条件；在与下级部门协调时，首先要想一想怎样帮助下级解决困难，是不是理解了下级的苦衷，是不是调动了下级的积极性。

秘书部门的协调既琐碎又繁杂，必须强化主动办事的意识

一是未雨绸缪，准备预案，确保协调的超前性。1955年4月,周恩来总理率团出席在印度尼西亚万隆市召开的亚洲、非洲共29个国家领导人出席的第一次亚非会议，史称“万隆会议”。与会国的情况十分复杂，不但社会制度、意识形态和宗教信仰不同，而且在一些重大国际问题上的主张也不同。这意味着会上的分歧和斗争在所难免。为此，周总理告诫代表团成员始终遵循“求同存异”原则。比如，会上多提亚非国家的共同性问题，不突出我国的特殊问题；对某些国家出于对社会主义的不了解和疑惧而进行的攻击、污蔑，采取申明立场、不为所动的方针，避免陷入无谓的争论之中；尽力团结大多数与会国，使会议能就共同愿望和要求达成协议，等等。正是由于周总理的周密计划和部署，不仅使我方始终占据主动，而且使会议朝我方预想的方向发展，最后达成协议，通过了以周恩来的发言为基调的《亚非会议最后公报》。这就是著名的“万隆精神”。无数事实证明，“凡事预则立，不预则废”。秘书部门只有不断提高超前思维能力，才能把握协调的主动权。对一个时期和

一个阶段的工作，从上级指示要求、本级机关工作内容到所属单位工作动态，以及领导当前思考的问题、思路等，都要进行全面的考虑和思索，从中预测出下一步工作形势的发展变化及可能要做的协调工作。

二是信息畅通，确保协调的及时性。1950年，朝鲜半岛剑拔弩张，战争一触即发。战争爆发的前8天，欧洲德林公司打算将他们“美国如果出兵朝鲜，中国的态度将如何”的研究成果卖给美国对华政策研究室，成果的内容概括起来仅有7个字：“中国将出兵朝鲜”，索价500万美元（相当于当时一架最先进的战斗机的价格）。美国对华政策研究室以为这纯属无稽之谈，不予置理。直到美国在朝鲜大败，美国国会开始辩论“究竟出兵朝鲜是否真有必要”的时候，才有人想起德林公司的研究成果。此时虽已时过境迁，但在野党为了在国会的辩论中言之有据，仍以280万美元的价格买下了这个研究成果。当记者问及从朝鲜战场回来的美军司令麦克阿瑟对德林公司的研究成果有什么看法时，他感慨地说：“我们最大的失策——就是舍得几百亿美元和数十万美国军人的生命，却吝啬只够买一架战斗机的金钱。”这个事例从反面证明了信息沟通的重要性。信息沟通是整个协调工作的主线，任何协调无不以信息为依据，达到认识的统一和行动的一致。秘书部门要了解和收集各部门的工作动态和短期内的工作安排，为领导安排近期工作和调整各部门之间的工作提供依据；传达和通报领导的指示和各部门的工作进程，使各部门了解整个机关工作的全局，明确自己所负责的工作与全局是否协调，并以领导指示和各部门工作情况为向导，调整和确定自己的下一步工作。三是周密筹划，确保协调的稳妥性。1999年 5月8日，美国战机悍然袭击中国驻南斯拉夫大使馆，三名中国记者遇难，中美关系顿时跌入低谷，中美双方关于中国加入世贸组织的谈判中断。4个月后，两国领导人准备在新西兰召开的亚太经济合作组织领导人非正式会议期间举行会晤。如何协调安排两国元首会面，是一个非常敏感的问题。会晤的地点选在新西兰总督在奥克兰的官邸，有关方面在会见细节的安排上煞费苦心：会晤厅设了两个门，分别通向两侧的休息室。中美两国首脑来到这里后，先各自在休息室里休息，这样就不必让谁去等谁了。下午5时，江泽民主席和克林顿总统分别从休息室走

出来，同时进入大厅，相聚在大厅中央，在18名中国记者和18名美国记者的闪光灯下握住了手。由于有关方面的精心安排和妥善协调，使两国元首的会晤达到了预期的效果。秘书部门的协调，就需要这样深思熟虑、周密筹划和谨慎稳妥。 秘书部门的协调既必办又难办，必须探索科学办事的方法

要讲究语言艺术。语言是协调的重要媒介和基本载体。协调工作能否顺利进行，语言艺术是关键。常言道：“良言一句三冬暖”。得体的语言既能简明扼要地表达自己的意图，又能使对方愉快地接受协调。要发挥好语言在协调中的作用，除加强语言修养外，在应用中还要注意三点：一是要区别对象。战国后期，秦国成为战国七雄中实力最强的国家，齐、楚、燕、韩、赵、魏均无力单独与它抗衡。为了与强大的秦国对抗，六国联合势在必行。这时，洛阳说客苏秦担起了协调六国合纵抗秦的重任。他先到燕国，向燕文王指出，在强大的秦国面前，各小国只有联合起来，把秦国当成共同的敌人，才能保卫自己的国家。他劝说燕王与百里之外的赵国联合，以对抗千里之外的强秦。燕王接受了建议后，他又到赵国向赵肃侯进言道：秦国暂时不敢进攻赵国，是因为顾忌韩、魏两国袭其后方。如果秦国打败韩、魏，再举兵攻赵，那么赵国的灾难就到了。他希望赵王邀请齐、楚、燕、韩、魏国的国君进行谈判，共商六国联合抗秦的大业。赵王听后觉得有道理，于是任命他为相国，并委派他前往其他国家游说。针对国力稍强的齐国，苏秦劝说齐王，两雄不能并存，齐国强则秦国弱，秦国强则齐国弱，秦齐两国还是要交锋的。既然如此，齐国何不召集其他小国，结成联盟，共同对抗秦国？就这样，经过苏秦的一番游说，终使六国结成合纵抗秦之盟，令秦国不敢轻易向其中任何一个国家下手，七国均衡局面延续近百年。这个事例证明，协调需要区别对象选择适宜的说辞。要根据协调对象的地位、职业、经历、文化素养和性格特点等，采取不同的表达方式。如果不管对方是谁，都用一种方法去说服，就很难顺利达到协调的目的。二是要注意态度。一次，英国维多利亚女王与丈夫吵了架，丈夫独自回到卧室，闭门不出。女王回卧室时，只好敲门。丈夫在里面问：“谁？”维多利亚傲然回答：“女王。”没想到丈夫既不开门，也不说话。她只好再次敲门。里面又问：“谁？”“维多利

亚。”里面还是没有动静。女王只得再次敲门。里面再问：“谁？”女王柔声回答：“你的妻子。”这一次，门开了。这虽然是个生活中的故事，但对协调者应该持什么态度是有启发的。协调要慎用指令性语言，多用商量的口气，即使传达上级的指示、转达领导交办的事项，也不要口气太硬。在一般协调场合，更要注意语言平和、态度随和。三是要把握分寸。语言基调应该多用征询的口气，要用“建议”、“是不是”、“可以不可以”等带征询色彩的语言。但又不能放弃原则。

要做到灵活应变。一是因人而异。一般来说，协调时对老同志要尊敬，对新同志要和蔼；对熟悉的同志可以随便一些，对不熟悉的同志要正规、谨慎一些；对工作积极主动的，要充分信任，不可层层加码；对工作比较拖拉的，要经常提醒，加强督促。总之，要根据不同人的不同特点，有针对性地进行协调。二是因事而异。“安史之乱”中，唐玄宗李隆基逃离京师长安，跟随他的士兵都觉得他是咎由自取，不想跟他走。于是，有人便制造谣言，图谋叛乱。见此情景，唐玄宗便把士兵们召集起来，对他们说：“我用人不当，招致了安禄山的叛乱，现在必须到远处去躲避叛军的锐气。大家仓促之间随我出走，来不及与父母妻子告别，我觉得非常惭愧。现在请大家都回自己的家去吧，我和自己的子弟前往四川，现在就和大家告别。你们回去见到父母及长安的父老们，请代我向他们致以问候。”随从的士兵听后都很感动，流着泪说：“陛下既然这样说，是死是活我们都跟着皇上!”从此，士兵们一直保护着他。协调的道理就是这样，不同的事情要用不同的方式。对大家普遍关心的问题，应公开处理，通常影响到多大范围，就在多大范围内处理。对不宜公开的事情，如协调人事关系等，应运用个别协调方式，范围越小，效果越好。对涉及多个部门的具体问题，采取现场办公的协调方式比较好。三是因时而异。就是说，协调要注意捕捉时机。比如领导正在思考某个重要问题或某项重要工作该如何办理，这时你如果提出符合领导意图的协调意见，就很容易被领导接受。再一点，领导情绪比较好的时候，也是协调的最佳时机。对下协调则要善于捕捉时机，善于“借东风”和顺水推舟。比如一个重要问题需要协调解决而遇到难题时，这时正好开了个会，领导有了明确的指示；或上级下发了个文件，

有了明确的规定；或某个领导作了批示，有了明确的要求等，这些有利于促进问题解决的时机，不要轻易错过.