文件记录和档案管理制度

1、目的

为确保公司对安全生产标准化管理体系有关的所有文件记录和档案资料得到有效的控制，以确保各部门按本制度要求对文件和记录的设计、编制、审核、批准、发布、接收、使用、更改、归档等进行管理，并且对安全生产过程进行有效的安全状态记录，保证安全生产工作的可追溯性，特制定本制度。

2、适应范围

适用于公司安全生产活动产生的记录、证件证书等的管理，同时也适用于文件和记录控制涉及相关环节的管理。

3、引用文件、术语定义

3.1 文件：是指信息及其他承载媒体，包括记录、规范、程序、图样、报告、标准及外来文件。

3.2记录：属于特殊文件，没填写时作为文件控制，填写后作为凭证，不允许随意涂改。

4、职责

4.1总经理：记录、档案的调阅、销毁申请的审批。 4.2管理部：负责文件记录和档案管理的实施和运行。 负责公司运营的安全生产证件、企业消防安全档案、人员档案、安全标准化申请、评审、等级牌匾等安全档案的日常保管管理。

4.3安全员（兼职）：负责公司安全消防档案的编制入档，负责安全生产标准化体系文件系统的修订、上报审批以及下发工作。督促检查各单位安全生产记录的实施情况。

负责协助办公室建立健全安全生产标准化相关档案。

4.4相关部门：负责安全生产记录的填写、记录及档案的收集、暂存和上报。

5、管理程序

5.1 文件和记录的分类： 5.1.1 按文件来源分：分为内部文件、记录和外来文件、记录；

5.1.2 按文件类别分：财务文件和记录、行政性文件和记录、管理体系文件和记录、技术文件和记录。

5.2文件和记录控制范围有：

5.2.1财务文件：营业执照、税务登记、组织机构代码、财务账簿等文件等由财务部负责控制。

5.2.2行政文件：红头文件、会议纪要、接收的党政外来文件等由管理部控制。

5.2.3安全标准化体系文件：年度方针目标、承诺书，安全管理制度、操作规程、安全生产责任制、风险辨识、安全标准化年度内外审文件、记录表单由安全员（兼职）负责控制。

5.2.4技术文件：企业建筑设计图纸、消防系统等等由管理部负责控制。

5.2.6管理部应建立“安全生产标准化体系记录总清单”，并按清单中规定的期限保存，到期及时申请销毁，应督促检查各部门文件资料控制以及表单记录情况。

5.3 文件和资料的编号

5.3.1 制度规程、表单记录文件的编号,依据下列进

行。

制度规程编号要求：

按照安全生产标准化13大要素的顺序，以*-AQZD为头，表示“企业安全管理制度”，后面为该要素的制度规程序号。如：第4个要素“安全生产法律法规与其它要求”中“安全生产法律、法规和其他要求管理制度”就定义为*-AQZD4.1，表示是安全生产标准化标准化管理体系中第4个要素的第一个制度规程，如后面还有就按照*-AQZD4.2、*-AQZD4.3、等序号向下排列。

表单记录编号要求：按照安全生产标准化13大要素的顺序，以AQJL为头，表示“安全记录”，后面为该要素的制度规程序号。如：第4个要素“安全生产法律法规与其它要求”中安全生产法律、法规和其他要求管理制度适用的“安全生产法律、法规和其他要求清单”就定义为AQJL-4-1，表示是安全生产标准化标准化管理体系中第4个要素的第一个记录表单，如后面还有就按照AQJL-4-2等序号向下排列。

5.3.2外来文件的编号可沿用原有编号。

5.3.3其他无编号的文件要注意标注接收日期、编制日期，以便后期查找使用方便。

5.4. 文件的编制、审批和发布

5.4.1文件编制由承担其管理和使用职责的部门负责提出，文件引出的记录应跟随文件并保持对应关系，其责任部门负责组织编制并设计引出的记录。

5.4.2 文件审批、发布的权限：

a) 方针目标等由总经理组织编制批准发布； b）程序制度文件以及相应的表单由有关责任部门组织编制，安全员（兼职）负责组织各部门审核修订，总经理审批后发布；

c）外来文件的办理由管理部收集转交总经理批阅后保存。

5.5 制度规程文件的发放及使用、管理 鉴于企业规模和实际情况，由安全员（兼职）负责制度规程文件的分发和登记记录。各单位在发放表上签字接收。

各部门根据企业安全生产管理各个工作过程及相应文件编制相应记录表格，记录应能够完整反映相关过程及结果。

管理部组织统一印刷，空白记录由办公室保存，使用部门或岗位每次按一个月的使用量领取。

由安全员（兼职）、设备管理员下发的安全生产标准化体系文件、设备操作规程等永久性记录下发时在封面右上角位置加盖红色“受控”章作为标识。

5.6安全生产标准化体系文件修订更新要求、检查考核 安全员（兼职）和各职能部门依据本单位经营活动实际发展需要和公司业务需要，安全员（兼职）每年组织一次安全标准化体系文件的修订更新工作，组织各部门召开会议、座谈会等形式讨论体系文件的可行性，需要更新修订时填写文件评审单，安全员（兼职）组织各单位审核，最终由总经理批准实施。

5.7记录的填写及更改：

各部门或岗位人员严格按照记录表格的内容填写，要求字迹工整清晰、内容完整真实，不得使用铅笔、红色笔填写，如填写有误需更改，由原记录人负责更改，采用手改方式，正确内容填写在更改部位上方，更改后更改人在更改部位下方签名并标注修改日期。

5.8记录的传递、保存

5.8.1各部门、岗位工作活动产生的记录应于活动结束后传递至本部门主管处，经本部门主管检查无误后按月整理编册移交公司安全员（兼职）整理入档保存。

5.8.2安全员（兼职）将各种记录、档案分类装订存放，原则是以一个月为一装订周期，不同记录根据使用量的多少装订周期可区别对待，同时做好标识便于查找。

5.8.3安全员（兼职）对各种记录档案制定保存时间（一般保存期为三年,重要文件5年和长期保存），对于外来文件应根据文件性质确定保存期限，涉及到长期有效，政府行政公文，阶段性规定的文件等在确定保存期限时应谨慎。

5.8.4安全员（兼职）建立记录档案存贮记录，各种记录、档案必须贮存于干燥的橱柜中，防止受潮损坏。

5.9记录档案的作废、销毁

管理部每年年末对贮存记录、档案进行检查，超出保存期限的记录档案，如无保存价值，经总经理审核同意后，可

作废或者销毁。

对于作废文件，加盖“作废保留”章后作为二次用纸使用。

对于涉及公司运行信息的资料需要做销毁处理，应作销毁记录。